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电子招投标时代的中国电力招标网财务管理创新的实施
发布日期:2016-04-05   浏览次数:1209
核心提示:互联网时代的招标企业财务管理创新研究背景中国电力招标网(www.toobiao.com)是由中电中招(北京)招标有限公司负责运营的电子招

背景

中国电力招标网(www.toobiao.com)是由中电中招(北京)招标有限公司负责运营的电子招标采购服务平台。网站积极响应《电子招标投标办法》,利用信息技术实现让更多的潜在投标人及时、 透明、快捷获得招标信息,参与到招标竞标等一系列商业活动中来。

中国电力招标网的业务领域涉及煤炭、电力、交通、市政建设等各行业,可提供的项目包括各类土木工程、建筑工程、线路管道、设备安装工程及装修工程项目的勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设备、材料采购等招标;技术改造项目的施工及设备、材料采购的招标;各种生产、生活物资采购的信息服务;投 资额不限中央投资及政府采购的招标项目;审计、保险、转让等各类服务项目的招标项目。

随着我国电力工业的高速发展,电力体制改革的不断深入,电力行业的工程建设项目和物资采购的金额正在以惊人的速度增长。由最初现场一手交钱,一手交货购买标书的方式改变为在网站上完成购买标书业务的方式。

随着中国电力招标网内、外部市场的开发拓展,招标采购项目逐年增加,每年标书款和保证金的收退业务高达数万笔,向投标人开具购买标书款和中标服务费发票数万多张。

问题

结合中国电力招标网的业务特点,财务工作量大,录入凭证、开具发票、银行对账等工作耗费大量的时间,并且每个环节都是手工录入工作,较容易发生记账和开具信息错误。如何提高准确率,强化财务管理,加强工作效率?

问题分析

(一)  业务流程

中国电力招标网在网站上公布各项目不同标段的招标信息,投标单位看到招标信息决定参加投标的,需要购买标书,准备投标需要的全部资料,向中国电力招标网汇投标保证金,参加中国电力招标网招标会,经过评标,未中标的单位申请退还投标保证金,结束投标活动。中标的单位缴纳中标服务费,与购货方签订经济合同。

业务部门与财务部门的工作交集有:收到标书款后,发起开具标书发票的信息让财务部开具发票;招标结束后,发起退保证金流程和开具中标费发票的流程。取得发票后,向投标人邮寄发票。

(二)  财务流程

记录收付款凭证。由出纳人员在取得银行回单后,将银行回单按标书和保证金进行分类,再将银行回单传递给财务人员,财务人员将收付凭证手工录入至财务软件。

开具发票。财务人员收到开标书款和中标服务费发票的流程时,从银行收款记录中查找该单位是否已将款汇入我单位,若已收到汇款,根据业务部门提供的开票信息开具发票。若未收到汇款,在业务部门发起的流程中注明未到账,不予开票。

退还保证金。收到退保证金流程时,从银行收款记录中查询是否收到该笔保证金,若已收到汇款,根据业务部门提供的退款信息将保证金退还给未中标单位,若未收到汇款,在业务部门发起的流程中注明未到账,不予退款。

记录收入凭证。财务人员根据已开具的发票信息,手工录入财务软件,生成收入凭证。

编制银行存款余额调节表。每月末,财务人员根据财务软件中的银行存款日记账与银行的对账单进行逐笔核对,查找未核对一致的账务,编制银行存款余额调节表。

(三)财务核算特点

财务部每天会有100-400条收付款记录,财务人员要根据收付款单位名称的全称将其录入至财务软件,生成收付款会计凭证。在开具发票之前,按业务部门提供的开票信息按收款单位名称的关键字段进行筛选是否到账,对已到账的辅助进行记录,再将开票信息录入至开票系统,向客户开具发票。最后再按开发票的单位全称录入至财务软件,生成确认收入会计凭证。收退保证金的业务也要经历类似的过程。每月月末,财务人员要将银行存款日记账与银行的对账单进行逐笔核对。在处理一项经济业务时,一个单位名称的信息要反复录入和查询6次,这样会延长工作时间,在反复录入和查询过程中,还容易发生错误。

解决方案

在电子招投标时代,招标企业的经济业务以及结算方式都在发生日新月异的变化。同时结合中国电力招标网财务核算日常工作量大的特点,我们考虑利用每个环节能够收集到的信息和工作规律,设计编辑应用程序,实现批量生成凭证和自动银行,提高准确性和工作效率,提高财务管理水平。

首先是自动生成收付款凭证。银行收付款的信息可以通过网上银行查到前一天的逐笔信息。中国电力招标网收退标书款和保证金的业务占全部银行业务的90%以上,凭证格式相对固定,按收标书款、退标书款、收保证金、退保证金四类业务设计收付款凭证。由出纳人员对前一天的银行业务按这四种业务类型进行分类,将分类后的银行信息传递给会计人员,会计人员收到银行信息后,引入到固定模板,自动生成银行收付款凭证。

其次是自动开具发票。开具发票需要在税务局指定的软件中开票,开票的项目、格式是固定的。我们聘请设计人员将中国电力招标网业务部门发起的开票流程信息与开票软件中的开票信息进行逐项对应,实现一键完成批量开票的功能。业务部门的开具流程到财务部后,财务人员确认其到账后,对开票信息进行批量导出,导出信息通过流程自动对应到开票软件,财务人员一键发出开票指令,计算机可以自动开具发票。

再次是自动生成收入凭证。开具发票后,根据开具发票的信息做确认收入凭证。确认收入凭证的格式固定,信息来自由发票,实现了自动开票功能,再继续根据开票的信息编辑程序,自动生成确认收入凭证。

最后是自动对账功能。月末财务账与银行账进行核对,生成银行存款余额调节表是财务人员的一项工作。由于中国电力招标网银行收付款笔数非常多,对账工作也会耗费财务人员较多的工作时间。在实现了收付款凭证的自动生成的同时,也为银行自动对账打下了良好的基础。通过设定单位名称与金额一致的原则进行自动核销。

方案实施

通过归纳总结工作的共同点、固定格式、发展规律等,将重复性较强,格式相对固定的工作通过编辑程序进行改善,将手工记录核对工作改为执行程序自动生成。这样不仅缩短了手工记录核对工作时间,减少手工工作产生的错误,也提高了财务工作效率,加快了公司招标业务的流转时间。

自动生成收付款凭证、自动开具发票、自动生成收入凭证、自动对账的功能,在经历了提出方案、设计编程、实施测试、优化改进、稳定运行几个阶段,软件界面功能清晰,使用方法简单,达到了预期的效果。

在互联网信息时代,电子招投标企业需要处理的信息量非常大,通过设计软件实现部分财务信息的自动处理,提升了企业的财务管理水平。

 
 
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